Annex

Annexe A — Avenant de Traitement des Données (Responsable–Sous-traitant)

(À utiliser uniquement lorsque nous traitons des données personnelles pour le compte du Client, par exemple pour la formation du personnel de maison ou la coordination d’événements impliquant des listes d’invités.)

A1. Rôles

Le Client agit en tant que responsable du traitement et La Maison Arbor en tant que sous-traitant.

A2. Objet et durée du traitement

Les données sont traitées exclusivement dans le but d’exécuter les Services décrits dans la Commande, pour la durée du projet, prolongée de toute période de conservation légale.

A3. Nature et finalité

Organisation logistique, formation du personnel, coordination d’événements ou de déménagements, gestion de listes, et communications associées.

A4. Types de données et personnes concernées

Membres du foyer, invités, employés et prestataires du Client : données d’identification, coordonnées, plannings, instructions, préférences.
Aucune donnée sensible sauf accord explicite et justification légitime.

A5. Obligations du sous-traitant (art. 28 RGPD)

Le Prestataire :
• ne traite les données que sur instruction documentée du Client ;
• assure la confidentialité du personnel autorisé ;
• applique des mesures de sécurité appropriées ;
• recourt à des sous-traitants secondaires uniquement avec autorisation écrite générale du Client (liste tenue à jour, droit d’objection raisonnable) ;
• aide le Client à répondre aux demandes d’exercice de droits et aux incidents de sécurité ;
• coopère pour les analyses d’impact (AIPD/DPIA) ;
• supprime ou restitue les données à la fin du projet ;
• met à disposition les informations nécessaires à la démonstration de conformité et permet des audits raisonnables (préavis, confidentialité et fréquence limitée).

A6. Sous-traitants secondaires

La Maison Arbor peut recourir à des sous-traitants dûment sélectionnés (stockage, hébergement, communication, formation, etc.).
Une liste actualisée est disponible sur demande.
La Maison Arbor reste responsable de ses sous-traitants.

A7. Transferts internationaux

En cas de transfert en dehors de l’EEE, le Prestataire applique des garanties appropriées (clauses contractuelles types, décisions d’adéquation, mesures complémentaires).

A8. Incidents de sécurité

Le Prestataire notifie sans délai indu le Client en cas de violation de données personnelles, et coopère pour les mesures correctives et notifications aux autorités ou personnes concernées.

A9. Instructions et conflits

Si une instruction enfreint le RGPD, le Prestataire en informera le Client.
En cas de conflit avec une loi locale, il en avisera le Client sauf interdiction légale.

A10. Responsabilité

La responsabilité de chaque partie est régie par les Conditions Générales, sous réserve des règles impératives du RGPD.

Remarque : Lorsque les prestataires tiers contractent directement avec le Client, La Maison Arbor n’agit pas en tant que sous-traitant — chaque prestataire assume son propre rôle de responsable de traitement.

Annexe B — Politique relative aux Cookies (Site Web)

Responsable du traitement : [LA MAISON ARBOR SRL]
Contact : [info@lamaisonarbor.com]

1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre appareil lors de la consultation d’un site web.
Nous utilisons également des technologies similaires (pixels, stockage local), collectivement appelées « cookies ».

2. Types de cookies utilisés

• Essentiels (strictement nécessaires): assurent le bon fonctionnement du site (sécurité, équilibre de charge, enregistrement du consentement).
  • Analyse / performance : permettent de mesurer la fréquentation et l’usage du site (uniquement avec votre consentement).
  • Fonctionnalité : mémorisent vos préférences et améliorent l’expérience utilisateur (consentement requis selon le cas).
  • Publicité : utilisés uniquement si nous menons des campagnes publicitaires en ligne (toujours sur consentement).

3. Gestion du consentement

Lors de votre première visite, une bannière de cookies vous permet d’accepter, de refuser ou de personnaliser vos choix.
Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de page.
Votre choix est enregistré à des fins de preuve (date, pays, options sélectionnées).

4. Tableau des cookies (Exemple – Pas encore d’actualité)

5. Cookies tiers

Des prestataires tiers peuvent placer leurs propres cookies lors de l’affichage de contenus intégrés (p. ex. YouTube, Google Maps).
Leurs politiques de confidentialité s’appliquent.

6. Informations complémentaires

Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer les cookies.
Attention : le blocage des cookies essentiels peut altérer certaines fonctionnalités du site.

Annexe C — Clauses Pratiques et Modèles (à intégrer dans les Commandes)

1. Règles de la maison et sécurité du site

• Horaires de travail, niveaux sonores, réservations d’ascenseur, protections, enlèvement des déchets, nettoyage.
  • Rapports d’inventaire et d’état des lieux avant et après intervention.

1. Objets de grande valeur

• Liste d’évaluation préalable, recours à des manutentionnaires spécialisés, assurance complémentaire.
  • Aucune responsabilité n’est engagée sans divulgation préalable et protocole de manipulation convenu.

1. Conditions de paiement

• Acompte préalable, facturation par étapes, garantie personnelle (le cas échéant).
  • Conservation de la propriété des livrables jusqu’au paiement intégral.
  • Droit de suspension, intérêts et frais de recouvrement conformément à la loi.

1. Prestations internationales

• Mandat de transitaire en douane, carnets ATA, autorisations locales, conformité des transferts de données, sélection de sous-traitants locaux.

1. Consentement photo / médias

• Formulaire optionnel autorisant l’utilisation de photos avant/après à des fins de portfolio privé, de manière anonyme, avec possibilité de retrait du consentement à tout moment.

Annexe D — Cadre de Collaboration avec les Prestataires Indépendants

1. Rôle et statut

La Maison Arbor agit exclusivement en tant que coordinateur, conseiller et gestionnaire de projet.
Les prestataires tiers fournissent directement leurs biens ou services au Client selon leurs propres contrats.

2. Communication

La Maison Arbor reste l’interlocuteur principal pour la planification, la coordination et le suivi de qualité, sans gérer les devis ni les paiements des prestataires.

3. Partage des données

Les données partagées (coordonnées, préférences, horaires) sont limitées au strict nécessaire à la coordination et traitées conformément au RGPD.

4. Limites de responsabilité

Chaque prestataire est responsable de sa propre exécution, assurance et garanties.
La Maison Arbor n’est responsable que de ses activités de coordination et de conseil, telles que définies dans les Conditions Générales.

Annexe E — Définitions et Interprétation

« Client » : la personne (physique ou morale) contractant pour des services de coordination.
« Prestataire tiers » : tout fournisseur indépendant (traiteur, décorateur, déménageur, fleuriste, etc.) avec lequel le Client contracte directement.
« Commande » : la proposition ou confirmation de service émise par La Maison Arbor et acceptée par le Client.
« Informations confidentielles » : toutes les informations non publiques échangées dans le cadre des prestations.
« Force majeure » : tout événement imprévisible et indépendant de la volonté raisonnable d’une Partie empêchant l’exécution du contrat.
« Consommateur » : toute personne physique agissant à des fins qui n’entrent pas dans le cadre de son activité professionnelle, au sens du droit belge.