Politique de Confidentialité (RGPD)
(Version v2.0 — Date d’entrée en vigueur : 10 novembre 2025)1. Qui sommes-nous (Responsable du traitement)
La Maison Arbor (SRL) agit en tant que responsable du traitement pour les visiteurs du site web et les prospects, et peut agir en tant que sous-traitant pour certaines données clients dans le cadre d’un avenant de traitement des données(voir Annexe A).
Contact : [info@lamaisonarbor.com]
Adresse postale : [Rue Saint-Georges 1D/11, 7500 Tournai, Belgique]
Représentant dans l’UE (le cas échéant) : [Nom / Adresse]
Délégué à la protection des données (le cas échéant) : [Nom / Coordonnées]
Dans le cadre de projets impliquant des prestataires externes, La Maison Arbor agit comme responsable indépendant, partageant uniquement les informations nécessaires à la coordination.
Chaque prestataire demeure un responsable de traitement distinct et assume seul ses obligations de conformité au RGPD.
2. Données que nous collectons
• Données d’identification et de contact : nom, e-mail, téléphone, adresse, société, fonction ;
• Données relatives au foyer ou au projet : adresses de résidences, inventaires, préférences, plannings, instructions, informations sur les invités ;
• Données financières et de facturation : coordonnées de facturation, identifiants de paiement (gérés par des prestataires certifiés PCI), numéros de TVA ;
• Données du site et de l’appareil : adresse IP, identifiants de périphérique, journaux, pages consultées, cookies ;
• Données logistiques liées à la sécurité : codes d’accès, systèmes d’alarme (uniquement si nécessaire et protégés de manière appropriée) ;
• Catégories particulières : nous évitons de collecter des données sensibles (santé, religion, biométrie) sauf nécessité absolue et sur base d’un consentement explicite ou d’un autre fondement légal (art. 9 RGPD).
3. Sources des données
Nous collectons les données :
- directement auprès de vous ;
- auprès de vos représentants autorisés ou de votre personnel de maison ;
- auprès de sources publiques ;
- auprès de partenaires ou prestataires dûment sélectionnés.
4. Finalités et bases légales (art. 6 RGPD)
• Exécution des services et gestion des clients (exécution du contrat, art. 6(1)(b)) ;
• Élaboration d’offres et démarches précontractuelles (art. 6(1)(b)) ;
• Facturation, comptabilité et conformité (y compris LBC/AML) (obligation légale, art. 6(1)(c)) ;
• Sécurité, prévention de la fraude et sûreté des lieux (intérêt légitime, art. 6(1)(f)) ;
• Marketing direct auprès des clients existants (intérêt légitime, art. 6(1)(f)) ;
• Marketing direct auprès des prospects par e-mail ou SMS (consentement, art. 6(1)(a)) ;
• Analyse du site web et cookies (consentement pour les cookies non essentiels ; intérêt légitime pour les cookies strictement nécessaires) ;
• Partage limité de données personnelles (coordonnées, préférences, plannings, allergies alimentaires) avec des prestataires indépendants mandatés directement par le client, pour assurer la coordination des services (intérêt légitime, art. 6(1)(f)).
Lorsque nous nous fondons sur l’intérêt légitime, nous effectuons un test de mise en balance entre nos intérêts et vos droits et libertés.
5. Durée de conservation
Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités ci-dessus :
• Dossiers de projet : 10 ans (prescription civile / obligations d’assurance) ;
• Documents comptables : 7 à 10 ans (obligations légales) ;
• Données marketing et consentements : jusqu’au retrait du consentement ou après 3 ans d’inactivité ;
• Codes d’accès et identifiants temporaires : supprimés ou réinitialisés à la fin du projet, sauf obligation légale contraire.
Les données sont ensuite anonymisées ou supprimées de manière sécurisée.
6. Destinataires et catégories de destinataires
• Prestataires et fournisseurs indépendants mandatés par le client, uniquement lorsque nécessaire à la coordination ;
• Fournisseurs de services informatiques, d’hébergement, de communication et de paiement ;
• Conseillers professionnels et assureurs ;
• Autorités publiques lorsque la loi l’exige.
Chaque prestataire indépendant agit comme responsable de traitement distinct et doit fournir sa propre politique de confidentialité.
7. Transferts internationaux
Si des données sont transférées hors de l’Espace économique européen (EEE), nous appliquons un mécanisme de transfert valide (clauses contractuelles types de l’UE, décision d’adéquation ou règles d’entreprise contraignantes) et, le cas échéant, des mesures complémentaires.
Des copies des garanties pertinentes peuvent être obtenues sur demande (avec occultation des informations sensibles).
8. Vos droits (articles 15 à 22 RGPD)
Vous disposez des droits suivants :
- accès à vos données ;
- rectification des données inexactes ;
- effacement (« droit à l’oubli ») ;
- limitation du traitement ;
- opposition, notamment au marketing direct ;
- portabilité de vos données ;
- retrait du consentement à tout moment, sans effet rétroactif.
Pour exercer ces droits, contactez [
info@lamaisonarbor.com].
Nous répondrons dans un délai d’un mois (prolongeable de deux mois pour les demandes complexes).
9. RéclamationsVous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données.
En Belgique :
Autorité de protection des données Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Site web :
www.autoriteprotectiondonnees.be
10. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment : contrôles d’accès, clauses de confidentialité, chiffrement des données en transit, protocoles de sécurité des locaux, sélection rigoureuse des prestataires et audits réguliers.
Vous devez également protéger tout identifiant temporaire fourni.
Lorsque nous partageons des données avec des prestataires dans le cadre de la coordination, nous limitons strictement les informations transmises et exigeons d’eux des standards équivalents de sécurité et de confidentialité.
11. Données relatives aux enfants et à la famille
Nos services sont destinés aux adultes, mais nous pouvons être amenés à traiter des données limitées concernant des enfants ou membres de la famille (prénoms, âges, allergies, préférences) uniquement afin d’organiser des événements, séjours ou activités familiales.
Ces données nous sont toujours fournies par les parents ou tuteurs légaux, traitées avec la plus stricte confidentialité et utilisées exclusivement pour la prestation concernée.
Aucune donnée n’est collectée directement auprès de mineurs, ni utilisée à d’autres fins.
12. Préférences marketing
Vous pouvez à tout moment refuser de recevoir des communications marketing en cliquant sur le lien de désinscription ou en nous contactant.
Nous respectons les règles belges et européennes relatives au consentement préalable pour les e-mails et SMS promotionnels.
13. Cookies (résumé)
Nous utilisons des cookies essentiels au fonctionnement du site, ainsi que — sous réserve de votre consentement — des cookies de performance et de fonctionnalité.
Pour plus d’informations (noms, fournisseurs, finalités, durées de conservation), consultez notre Politique relative aux cookies.
Notre bannière de cookies recueille votre consentement avant l’installation de tout cookie non essentiel et vous permet de gérer vos préférences à tout moment.
14. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique.
Toute modification substantielle sera signalée sur notre site pendant au moins 30 jours.
La poursuite de l’utilisation du site après cette période vaut reconnaissance de la version mise à jour.
